PM必备技能:划分事件优先级,成为时间管理大师

重要紧急四象限大家应该非常熟悉吧?

我们每天都充斥着各种各样的事,每一件事过来的时候,对方都告诉我们,这很重要,这很紧急,如果我们都照单全收的话,我相信绝对是剪不断、理还乱,头大人烦心不安。PM必备技能:划分事件优先级,成为时间管理大师 图1

因此,我们要学会如何去辨别、判断哪些是重要且紧急的事。

我比较喜欢用优先级去称呼这些事,做事的顺序都是按优先级来的,重要且紧急就是第一优先级,重要不紧急第二优先级,不重要紧急第三优先级,不重要不紧急就等我想起来吧。。。

但说老实话,这不是绝对的,很多时候在不同的场景下,每个人的理解、感受、判断都是不一样的,哪怕用的方法一样,可能同一件事还是会由不同的人判断出不同的优先级,所以,当我们需要与人协作的时候,一定要事先把优先级对齐。

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今天这篇文,我会从三个维度来说一下,如何综合评估一件事的重要紧急度,可以给大家一个参考方向吧。

大家要清楚一点,优先级这个事是一个很现实的问题,必定会有先后。

人的精力、资源都是有限的,哪怕你想面面俱到,也不可能同时解决100件事。

所以,多维度的综合考量之后,必定是有人被牺牲的!

如果你是被牺牲的,也不要怕,我们要努力让自己变得有竞争力!

第一维度—人

你的每一个任务,基本都是不同的人给予的,识别好你身边不同的人际关系,对于识别优先级来说很重要。

首先就是层级和远近关系,比如说老板、领导来的、关系好的同事来的事一般都会优先处理,关系一般的会稍微放一放,不认识的可能连消息都会过很久再看。

同时,人的不同性格和行为处事方式也会影响优先级。比如这个人比较会搞事,喜欢告状,喜欢胡搅蛮缠,有背景,或者是人际关系搞的特别好,大家都愿意给ta面子,又或者ta有办法说服其他项目团队的成员支持ta,那可能就会让人优先处理ta的事。(这个似乎有点欺负老实人的意思哦,但职场就是这样,过于老实的人真的很容易被欺负,所以大家都要学会一些套路保护好自己,不重要的事看开点,重要的底线绝不退!)。

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第二维度—环境

环境是一个外在因素,但也会间接影响你的判断,它主要体现在4个方面:

1.业务的重要程度。基本上主要业务部门提出的需求优先级,一定比边缘业务部门的要高,如果想协调的好一点,就尽可能看看能不能建设通用能力吧,定制化就自给自足吧。

2.这件事是否和公司大战略挂钩。战略之下无小事,一个不小心,这个锅你甩都甩不掉,所以要多关心公司的战略方向,如果接触不到,就看一些官宣,总是会有信息透出的。

3.你的岗位职责。在职责范畴内的优先级要比职责范畴外的优先级高,这点不难理解吧,如果本职的事都没做好,其他的事做的再好也容易被人诟病甚至因小失大。但是,敲黑板:请结合第一维度,如果人员符合第一维度中的描述,请慎重对待。

4.公司的运作体系。比如,某个部门的KPI或者汇报线是双向绑定的,那么有些需求就避免不了。再比如有些公司BP的职责比较重,会把360评估纳入考核项,那么你所有的利益相关方可能都得安抚好。

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Ps很多时候的搞定未必就是直接把事做了或者解决了,而是处理好对方的期待,和对方达成一致。

第三维度—个人能力

这个维度在很大程度上,会影响你判定优先级,也可以帮你解决很多事务协同的问题。我们可以从5个方面来看。

1.最坏情况的兜底解决方案。当你觉得哪怕这件事的最坏结果你都能接受或者你能扭转,那么这件事在你心中就会变得不那么重要了。
举个栗子:团队找你说研发资源不足,规定时间内完不成项目,这个事够重要了吧?但是你非常清楚,xx团队还有10个人在2天后会做完另一个项目把资源释放出来,你有办法搞定那10个资源,那么这件事的优先级对你来说就降低了。

2.全局统筹。在之前的文中说过这个能力,看全盘、握全局,才能做一些规划和预案,在可能出现问题的地方兜底,把一些可能存在的风险提前消灭,在遇到问题的时候能够更快速的找到解决方案,在这样的情况下,很多事的处理优先级都可以被降低。

3.过往的经验积累。遇到的事越多,经历的越多,越会觉得很多事儿不是事儿,也会更心平气和的去处理、对待一些事。如果以前遇到过类似的,那么可以参照,即使没遇到过同类事件,但是阅历和处理方式还是会老练很多。所以,不断复盘自己的工作,把经验都沉淀下来,真的很有用。

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4.多线程处理问题的能力。虽然我们没法同时处理100件事,但是同时处理2、3件事,同时处理5.6件事的能力还是要锻炼一下的,有些时候可能只是需要一个回复,或者一个结论,对于一些可以在半小时之内解决掉的事,可以互相穿插着去做,所以事情的处理复杂度和处理时长也会影响你的优先级判定。

5.能否在最短时间内找到合适的人来解决问题。这一点会比较依赖全局统筹以及人脉,当很多重要的事一起来临的时候,如果能够很快的找到合适的人去解决问题,就能很大程度上缓解自己的压力。这个不是推锅,很多事都是需要协同的,有些问题如果让合适的人去处理会更加事半功倍。

写在最后

关于以价值判定优先级的问题:

个人觉得,价值的评估有相对性和综合性,有些愿意用数值去衡量的也无可厚非,但更多情况下,我会比较倾向用综合维度去考量,就算做不到完全的公平,但起码在大家都能接受的范围之内去解决问题。

比如说这个项目做成可以赚500w,那个项目做成可以赚50w,大部分人会觉得500w的项目价值更大,但也许50w的项目对那个创新团队来说就是业界首创,有不同的意义。

所以大家可以尽量在允许的范围内,公平的、多维度的去考量一件事的意义,再去判定它的优先级。

还有一些情况,可能紧急的事突然来了,没时间考虑那么多,那就要依靠平时经验的积累以及自己思维习惯的养成了,职场很多事都没有速成法,全靠慢慢沉淀、积累、练习哦~

来,和我一起喊

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可能还有很多其他的因素会影响你的判断,欢迎大家留言讨论哈~

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