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优秀的项目经理从不会说这三个字

任何一个项目都是复杂的综合体。

而对于永远复杂的项目来说,项目经理觉得“没问题”,就是最大的问题。

所以,优秀的项目经理从不会说这三个字:“没问题。

因为比起问题本身,更可怕的,是对问题视而不见。

优秀的项目经理从不会说这三个字 - 第1张

01

你也许会奇怪,项目经理怎么就不该说“没问题”?

首先,做了项目经理,你很难再收到“单线程指令”的问题,比如:

“能不能帮我把下午开会的文件复印十份?”

如果是一个基础岗位的助理,评估下自己的时间安排后,完全可以回答:“没问题。”

优秀的项目经理从不会说这三个字 - 第2张

但项目经理面对的问题,绝不会是上面那样的,而是:“现有的资源能否完成客户新增的需求?”

“这次项目能按时交付吗?”

这时,如果项目经理简单回一句:“没问题。”那无异于在给自己挖坑。

这两个问题都包含了多线任务和复杂的统筹,像“没问题”这样的简单回答,只会暴露两点:

1、作为项目经理,你考虑得不够周到,轻视了可能出现的各类风险。

2、不够坦诚,有意隐瞒了影响项目进度的关键问题。

02

举一个《一页纸项目管理》中提到的例子:

汤姆计划举办一次大型早餐会,他需要和酒席承办人确认:对于给定的需求,会议能否能够实现。

于是他问:酒席能否在早上6点开始,承办人不假思索地答道:“没问题。”

他又问:“我们有500人参加,有没有问题?”承办人还是不假思索:“没问题。”

下个问题:“每个人要配8盎司的橙汁,有没有问题?”承办人还是:“没问题。”

“这些橙汁必须是现榨的,有没有问题?”“没问题。”

但事实上,在6点之前现榨500杯8盎司橙汁绝对是个大挑战。承办人没有对筹划人汤姆实话实说。

汤姆在听到这样的回答后,觉得承办人不太靠谱,必须通过进一步沟通和跟进以确保酒席的正常举行。

优秀的项目经理从不会说这三个字 - 第3张

那一个优秀的项目经理,会如何应对客户的这类问题呢?

当被问到能不能在一大早榨出500杯8盎司的新鲜橙汁时,正确做法是:

拿出计算器,算出橙汁的需求量,橙子的订购量和储存量,以及在预定时间完成这些事情所需的人力物力,再算出成本,报出价格。

这就是每一个项目经理应该做到的:实话实说,做好对客户的预期管理。

再比如,如果项目某个部分滞后了,影响了项目的其他部分。

实话实说的项目经理会承认问题的存在,坦然面对后果,然后想出让项目继续前进的办法,让进度滞后的部分赶上来。

03

永远不要向管理层或你的团队隐瞒关键问题。

为什么?

原因1:没有人喜欢意外情况

原因2:当别人了解你遇到的问题时,你可以从他们提供的帮助和支持中获得意外的惊喜。

如果你的项目遇到了麻烦,你必须把它们说出来,而不是加以掩饰。

如果你有点担心,就更需要表达出来。

但是,说出问题并不意味着一味唱反调。

说回前面的例子,如果承办人一开始就抱怨说,一大早打500杯8盎司橙汁是根本不可能实现的事——这也不是实话实说,只是个单纯爱唱反调的“杠精”,不愿意去“想办法”。

优秀的项目经理从不会说这三个字 - 第4张

如何避免成为这样的“杠精”?你需要坚守两个准则:

1、项目经理在回答问题时,要避免说:“不,但是……”,改成“对,而且……”

2、在向上级、客户、或同事坦诚所面临的困难和挑战之后,你还需要补充一个、可行性强的解决方案。

给一个话术参考:“基于项目面临的这些问题,我们可以这样做来确保项目的进展……

结尾

苏珊·斯科特所著的《关键沟通》一书中,提到:

很多人都害怕“真实”,但我们真正应该感到害怕的,恰恰是不真实的对话。因为它对个人、企业,都有着昂贵的代价。

事实正是如此:可怕的不是问题本身,而是对问题视而不见。只有在沟通中暴露问题,才能利用团队的力量,真正有效地解决问题。

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