如何与繁忙作斗争?
确实如人们常说的那样,创业之后,无论营销、事务还是其他的杂事,经营者都必须身体力行,特别是当“人力、财力、物力”开始流动,就会告别创业之初那种没有工作的清闲时期,突然变得紧忙起来。甚至有的时候,连半夜和周末都必须工作。在从0创造出1的这个阶段,繁忙是不可避免的。甚至有的时候稍微闲下来一点就会变得非常不安。因为自己离那种收人稳定、悠闲自得的小资退休生活还有很长的一段路要走呢。
在这个时候,为了能让工作顺利进展,就要往下一个阶段进军了。比如说,有一些工作已经可以程序化,那么就交给其他人去完成。而自己则将精力集中放在经营者需要做的工作上,构思一些新的创意,发掘新的人才。
进入这个阶段的标志之一就是工作量大增,光靠自己一个人已经无法完成。这时就会考虑是自己一个人扛着,还是找别人来帮助自己?并由此也就决定了你创业之后能否拥有自由的时间
作为白手起家的创业者,由于从零开始的奋斗历程都是自己一个人闯过来的,因此不少人不太擅长寻求他人的帮助。
其实我曾经也是一个这样的人。因为自己干既快又有把握,所以就养成了不管什么情况都想自己大包大揽的习惯。如果自己不去工作就不会有收入进账,这样就导致一年365天都处于繁忙中。像我这祥单枪匹马工作的人多会陷入这种无奈的状态。因此如果不建立一个制度将工作适当分给他人去做,这种无休无止的繁忙就会一直缠身。下面,我将为大家介绍一些方法,希望通过它能让你即使不雇用零工也能缓解这种状态。
(1)将一部分业务外包
当工作量增加到已经无法处理的时候,我一般是将一部分工作外包。因为如果雇用零工的话,不论做得结果好坏,都需要按照小时付给固定报酬。当企业规模还较小的时候,我想最好还是根据工作成绩大小来支付,而不要按照时间长短来支付报酬。
其次,关于外包,我想在最初的时候找朋友和家人做就可以。这是因为寻找合适的人还需要花费时间和精力。像资料封装之类的工作,我都是交给朋友和家人做的。另外,来洽谈的客户当中如果有和我特别谈得来的,我有时也会麻烦他们帮我做一部分的工作。
此外,现在因特网上也有很多SOHO族和自由职业者的联合网页。在这样的网页上,只要将对业务的需要写在公告板上,就会有很多人来应征,再从这些应征者中挑出符合条件的人就行了。在为创业者之间的交流提供支持的网络平台keyplanet(http://www.keyplanet.com)上,公开了创业者会员的数据库,因此也可以在这里找人分担工作。并且,如果成为keyplanet的会员,还可以参加商谈会和交流会,在会刊上刊登广告,并且可以通过电邮名单进行宣传等。
如今,利用网络的信息交流十分发达,这对从零开始创业的人们来说可谓是如鱼得水的好环境。 一定要充分利用好网上资源。
需要发出大最账单,或者录入数据等事务性的工作,都可以由代做这种业务的公司来进行,所以在规模护大,但还没有应用务人员之前、可以有效地利用这种服务。
(2)提高应对外部咨询的效率
就算是业务方面外包出去了,但一些事务工作,比如与客户电话联系、邮件往来等也相当花费时间。创业之初还能够自己处理电话和邮件,但当“人力、财力、物力”在一定程度开始流动起来时,对于那些不能直接创造出利益的工作,就必须想办法提高效率。
接下来,我就为大家介绍几种在规模还没有大到设置专门的事务人员时可以运用的、提高事务运作效率的方法。
首先说一下接电话的事。我在第四章也已经提过,每个月只需要花1万到1.5万日元左右的费用,就能委托小秘书服务中心代理这项工作。这是因为工作中如果来电话,就必须要暂停手头的工作接听电话。其实既花费时间,又分散精力。为了能够更加集中注意力工作,我推荐大家用小秘书服务中心。
另外,在收到讨论会报名或商品购买的邮件时,就必须要回大量的邮件,这种情况应该怎么处理呢?邮件的处理不太适合委托外部人员。但是,如果一封一封地回邮件的话,光写回信就有可能要花去大半天的时间。
因此,除了需要个别回复的邮件以外,对其他邮件的处理都需要提高效率。在没有特别设置专门的事务人员的情况下,要提高回复邮件的效率,有以下两种方法。
a)运用自动邮件回复系统
例如在通过邮件接受了订单时,系教就会自动发送内容为“感谢您订购我们的商品。我们将在一周内将您订购的商品发出。请继续支持我们”的邮件。
另外,对于通过邮件报名参加研讨会的客人,也可以使用自动邮件回复系统设定自动发送确认报名的邮件。报名后就能立刻收到回信,客人也会觉得放心。我现在使用的就是大塚商会一个叫做“αnet”的服务器空间租用服务(对事务所的网站和邮件地址的域名进行注册、管理的服务)中附带的免费自动邮件回复系统。即使自己不会设置系统,也能通过它享受自动邮件回复系统服务,每月仅花费几百到几千日元的服务器空间租用费,你可以自己找一找。
b)准备多种回信样本
交流会和讨论会中交换过名片的人发来的邮件需要回信,关于申请手续、程序等的业务咨询也需要回信说明,而如果事先准备多种回信样本,就能缩短处理邮件所花费的时间。邮件确实是重要的交流工具,有个性化的一面。但在业务上要多次发出相同内容邮件的情况下,采用回信样本仍不失为一种很有效的方法。回信样本只要从至今为止发出的邮件中挑出写得较好的整理出来并保存就可以。当然,如果有想要个别传达的信息,只要在样本上添加就可以。